01.02.2018

Klare Kommunikation im Büro 

Welcher Raum ist wann von wem belegt? Wo finde ich XY? Wann ist die Poststelle zu erreichen? Je größer ein Unternehmen, desto wahrscheinlicher sind Fallstricke in Organisation und Kommunikation. Damit die linke Hand auch weiß, was die rechte tut, braucht man im Büro klare Regeln und einfache Kommunikationssysteme.

Jeder Mitarbeiter möchte sich wohl fühlen und gut im Unternehmen zurechtfinden. Deswegen gibt es in der Regel Einarbeitungspläne, Teambuilding-Maßnahmen und Meetings, in denen man sich gegenseitig auf den neuesten Stand bringt. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit, sondern auch die Effizienz.

Arbeits- und Einsatzpläne sinnvoll strukturieren

Aber nicht nur in den Arbeitsprozessen sind klare Strukturen wichtig, sondern auch auf der operativen Ebene. Wenn man weiß, wann welcher Kollege zu erreichen, welcher Raum belegt oder frei ist und wie Arbeits- und Einsatzpläne aussehen, können die Zahnräder eines Unternehmens besser ineinandergreifen. Viele Firmen nutzen dafür digitale Systeme, in denen Verfügbarkeiten oder Raumbuchungen angezeigt werden. Das ist sinnvoll, um von vornherein Unklarheiten oder Doppelbelegungen auszuschließen.

Schnell austauschbare und saubere Kommunikation: So läuft es im Betrieb besser.

Kommunizieren Sie auf Papier

Zusätzlich zu den digitalen Systemen sind aber an vielen Stellen analoge Infos sinnvoll: Wenn ein Hinweis an Ihrem Besprechungsraum hängt, dass er in einem bestimmten Zeitraum belegt ist, wird so schnell kein ungebetener Gast hereinplatzen. Wenn Mitarbeiter vorwiegend in der Fertigung und nicht am Computer arbeiten, ist es für sie leichter, schnell einen Blick auf den Arbeitsplan am schwarzen Brett zu werfen, als den PC hochzufahren. Um solche Informationen klar, einfach und sauber zu kommunizieren, empfehlen wir von Viehausen den Inforahmen Duraframe von DURABLE. Unsaubere, handschriftliche Infos am Whiteboard oder zerknitterte Papiere an der Wand gehören damit der Vergangenheit an: Der selbstklebende Inforahmen, den Sie in unserem Geschäft in Erkelenz finden, kann auf jeder glatten und sauberen Oberfläche aufgebracht werden . Der Magnetrahmen ist aufklappbar, so lassen sich die Dokumente sehr schnell auswechseln. Dieses Feature ist besonders dann von Vorteil, wenn Infos täglich oder wöchentlich aktualisiert werden müssen. Falls Mitarbeiter Daten eintragen sollen, können sie dies direkt auf dem Papier im Duraframe machen, ohne den Rahmen hochzuklappen. Da der Inforahmen auf beiden Seiten identisch ist, kann man ihn auch bei Glaswänden verwenden, um Infos in beide Richtungen zu kommunizieren.

Mitarbeiter und Kollegen einbinden

Je eindeutiger jeder Kollege weiß, was wann seine Aufgaben sind, desto reibungsloser gestalten sich die Abläufe in Ihrem Betrieb. Ein Unternehmen sollte diese Prozesse stets optimieren, denn sie verändern sich laufend und tragen stark dazu bei, wie gut eine Firma arbeitet und wie wohl sich die Mitarbeiter fühlen. Bringen Sie sich bei diesen Fragestellungen mit Verbesserungsvorschlägen aktiv ein! Dadurch wird die Zusammenarbeit unkomplizierter und es entstehen ganz neue Ideen.

Ist jeder informiert, klappen Arbeitsabläufe reibungslos.